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档案标准化!档案工作标准化面临

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【摘 要】新形势下,我国档案管理工作的主要奋斗目标在于建立出管理科学化、结构合理化,并且能够为现代化建设提供高效服务的档案管理工作体系,同时还要让档案工作体系保持鲜明的中国特色.为了能够尽快地完成这一目标,档案工作标准化逐渐地走进了我们的视野.在建设现代化的档案工作中,作为最积极、最活跃的因子,档案工作标准化成为了档案事业发展的衡量标准.

【关键词】档案工作标准化问题对策

档案工作错综复杂、千头万绪,只有把握基础,找准出发点,才能够顺利地开展档案工作标准化,才能够实现现代化的档案工作管理.

一、档案工作现代化的前提——标准化

现代化档案工作离不开严密的分工、先进的技术以及竭诚的合作,在业务工作开展中不仅需要密切的合作,同时也要拥有严密的分工.作为一个复杂的系统,档案事业如果仅仅依靠行政手段是永远达不到要求的,只有通过技术确保在协调与高度上保持一致,才能够顺利开展档案工作.标准化的实施主要是通过汇总标准的制订与贯彻,根据科学的依据与准则进行分工合作,这也是标准化开展不可缺少的技术纽带.从技术方面来看,将各个业务环节与部门有机地联系起来,形成一个整体,这样才能有条不紊地开展各项工作.如果档案工作缺少统一标准,各个馆、局都按照自己的方式开展工作,结果就必定是一片胡乱,导致相互之间没有任何的衔接性.

比如:由于档案检索工具式样各异、种类繁琐、内容平行重复、符号代码混乱等特点,都是因为缺少标准化所导致的.目前,在档案管理中已经广泛应用了缩微技术与电子计算机,在日常的议事中也出现了标准化.如果说在初期阶段就没有统一的进行规划,就可能导致档案馆分头开工,所采购的缩微设备与计算机硬件、软件都有所不同,这样必定会在联网、维护与管理等方面带来极大的不便,这样也会对资源的共享产生影响.反之,如果在开展工作之初就能够统一进行规划,选择最适合的缩微设备,建立出缩微中心;在最初阶段就能够注重计算机的选型,联合开发应用软件,考虑到联网等,那么就能够发挥出计算机的优越性,同时也有利于缩微技术的运用.

二、档案标准化管理面临的问题

(一)宣传力度不足

档案现代化管理离不开档案工作的标准化,只有积极宣传标准化工作开展的重要性,才能推动档案现代化工作的顺利开展.但是由于人员个人素质、工作意识等方面的影响,大多数档案工作人员都没有认识到档案工作标准化管理的重要性,在标准化实施过程中的自觉性严重不足,无法为标准化开展贡献一份力量.

(二)未能把握基础工作,导致工作效率偏低

标准化的实施离不开基础工作的开展,离不开脚踏实地的实施.但是这却是目前档案标准化开展最主要的影响因素,分散的档案不能够条理化、系统化的整理也使得档案标准化的基础工作效率无法提升.

档案管理标准化:分裂1:906号患者档案

(三)档案人员素质偏低

社会的进步、科学技术的发展,要求了每一位档案管理人员都应当具备与时俱进的素质.但是,在档案工作标准化的管理方式,工作环境还是服务对象都发生了极大变化的时候,档案管理人员的素质却“原地踏步”,没有半点前进的趋势.

三、档案标准化管理问题的改善对策

(一)宏观方向上的改善对策

1.加快与国际档案工作标准化的接轨步伐

在档案标准化工作开展中,应当努力提升其核心地位,能够积极争取资金加快档案标准化工作的进程.在国内长期性的开展标准化工作,让其朝着国际化的方向发展,能够承担其档案与管理等具有密切联系的任务,确保在标准事务的管理上拥有一定的平等交流权利.

此外,对于国际标准化的采标力度还应当适当增大,能够将其中合理的部分加以转化,融入到国内的标准中去,建立科学化的“拿来主义”.在对国际档案标准化最新发展动态的研究当中,将先进科学的标准及时地传递到国内,再通过相应的研究,将其转化成符合我国档案发展水平的标准,这样也有利于加快国内档案标准化工作步伐.同时,还可以缩小我国档案工作标准化与国际标准化之间存在的差距,从而形成高效的发展规划与架构标准体系,最终服务我国的档案工作标准化建设.

2.争取得到政府支持,加大投入力度

在国内,制订与修订标准的经费来源于政府的拨款;而经费不足的则需要项目承担方自己解决不足之处.随着经济在最近几年的快速发展,对于标准化工作开展的需求已经提高到了一个新的高度,但是对于标准化工作开展的财政支持却没有相应的增加,导致大部分需要修订、能够修订的标准却没有修订的能力.另外,由于缺少经费的支持,也影响到了国际档案工作标准化活动的参与,在吸收、借鉴国外先进的标准成果上产生了巨大的阻碍.

作为一项社会公益事业,档案工作标准化所带来的经济效益与社会效益是空前巨大的,因此,在档案标准化工作开展中,要争取得到政府在四个方面的支持,第一,档案工作标准化行业重要标准与工作技术法规方面的经费支持,确保投入重点项目得以保障;第二,对档案工作标准的开发与创新上的支持,这样有利于档案标准化自主创新能力的强化;第三,为档案工作标准化的基础研究提供专项资金.在标准化战略研究项目之上,尤其是能够帮助国际竞争力提升的项目,给予资金方面的支持;第四,在信息管理平台与网站的建设上,也需要提供专项资金,确保档案标准化电子政务实施得以快速地推动.

3.扩展档案工作标准化的宣传推广力度

长期以来,国内的档案部门主要是服务于政府机构、专业人员与编史修志的研究人员.随着人们知识量的拓展与积累,对于档案的观念意识也在潜移默化中逐渐地加以转变,同时也体现出了对档案的更大需求.所以,对于档案的服务理念与方式,都必须紧紧贴近时代的发展,能够将重点放置于大众群体之上.作为一项困难重重的任务,档案工作标准化也是与广大用户、从业人员有着直接密切关系的工作.无论是外部的档案用户,还是内部的档案管理人员,都应当通过宣传教育的方式,让其对档案工作标准化有一个全面的认识,能够了解其重要性,才能确保档案标准化工作得以顺利的开展.

在宣传方面,需要注重宣传、推广与执行标准化的力度.第一,作为国内的档案专业刊物,需要时刻的关注开展档案工作标准化的的实际情况,能够大量的征文,引起学界的广泛关注,从而引起重视;第二,需要组织专家组成员及时编写出相关标准、指南等文献资料,能够及时解决档案部门在执行标准时存在的疑难问题,这样才有利于标准执行力的提升;第三,定期举行标准化工作培训班教育,同时创办各式各样的学术交流会,确保每一位人员都能够在深度上、宽度上对标准化工作有进一步的了解.

对于广大社会群众而言,不同地区宣传的侧重点也有所不同,就需要考虑到实际地区之间的差异性,采取分步骤、分阶段的宣传.考虑到各个地区文化背景、档案意识水平的差异性.对于经济相对落后的区域,人们基本上都缺少档案意识,因此宣传教育就是档案标准化宣传的主导,同时还需要对档案的基本理论知识加以普及.一般可以采取的方式:第一,通过网页浏览、室内文字图片浏览等方式,开展标准化宣传,向群众宣传其特点与优势;第二,将标准化开展的现状制作成为视频材料或者是纪念品,发放给广大群众;第三,开展知识竞赛活动,在内容上需要尽可能贴近群众的思想与现实生活,比如:民生档案知识,这样才能够让更多的群众愿意,能够参与进来;第四,强化与新闻媒体之间的通力合作,只有如此才能够消除时空的限制,将档案标准化工作通过新闻媒体传递给大众,这样对于人们档案意识的强化,提高其社会影响力都有着巨大作用.

档案纷争 100501 视频时长:17:05 档案纷争 100501 播放:39816次 评论:6443人

(二)微观方向上的改善对策

1.档案工作标准化推行的基础在于公文制发

作为档案的前身,档案都是由公文转化而来的.我们可以这样来说,公文制发能够取得什么样的效果,不仅是其本身质量的体现,还会对今后的档案质量产生影响,也是档案工作标准化决定的关键.所以,注意标准化的公文制发问题,才有利于为档案工作标准化打下基础.

2.档案工作标准化推行的关键在于“以我为主”的立卷归档原则的实施

在实践过程中,档案工作标准化的实施会受到重复的、相近的公文与无序的立卷组合的影响.所以,最大化档案保管的利用价值、简便化检索利用、完整化案卷,才能够实现档案工作标准化.在立卷归档中“以我为主”的工作实施就能够解决这一问题.把握“以我为主”的原则,也就是归档的文件能够以单位的形成文件作为主体,这样不仅在实际的文书立卷归档中长期坚持与行为的原则,同时,也能够推进档案工作标准化.只有坚持“以我为主”的归档原则,才能确保全宗的完整性,才可以在分清主次,避免不该归档的文件混入其中,也能够避免应当归档的文件遗失.尤其是在进行立卷时,将同类或者是存在联系的文件组合在一起,也有利于相同问题的完整性,能够及时地将问题处理的全过程理清楚,这样在档案利用价值得以提升的同时,还能够让档案既清晰又完整,同时,还能够奠定标准化档案工作基础.

3.档案工作标准化推行的保障在于案卷质量的提高

档案价值直接受到案卷材料完整性的直接影响,而档案工作标准化质量直接受到立卷方法与案卷装订质量的影响.所以,在开展档案工作标准化的时候,我们需要注意立卷方式的选择,这样才有利于在管理中进行检索与分类;另外,注重案卷的质量,才能够对于起草文件中不规范的现象加以规避,促进档案管理的规范化,以此来保障档案的质量不受影响.

4.提高工作效率,积极做好基础工作

档案标准化工作的实现,主要还是在于基础工作是否能够做到标准化.只有夯实做好档案管理日常工作,运用现代化科学技术,系统化、条理化的整理分散的档案,才能够让工作效率得以提升,为档案标准化工作的开展打下基础.

5.强化档案人才培养,努力提高档案人员的基本素质

科学在进步,社会在发展,在这样的大环境下,也使得档案工作的服务对象、工作任务、管理方式以及工作环境都发生了翻天覆地的变化,但是,档案人员的基本素质一直以来都是困扰着档案工作开展的一大“病症”.因此,只有强调档案标准化人才的培训工作,才能够让档案人员的标准化知识能够做到与时俱进,从而提升自己的业务素质,为实施档案标准化工作提供有力保障.

全球化进程的加快,也使得档案管理标准化急速地朝着更好的水平发展.世界各国已经将档案标准化工作提升到自己国家发展的战略高度之上,中国也没有例外.所以,打好档案标准化工作基础,迈出坚实的第一步,才能够让档案标准化工作发展更持续、更稳定.

作者单位:工业和信息化部电子第五研究所

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