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档案城建!改变城市档案服务观念积极为社会服务

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西安市城建档案馆拍摄 今昔长安预告片 视频 : 昆山市城建档案馆 1、★做好城建档案保护服务城市2、★城建档案工作中现存探析3、★暖通空调设计中应注意4、★沧桑家国梦

【摘 要】随着城市建设的发展和规模的扩大,要改变城建档案利用服务现状,加强利用服务工作,不断提高利用服务工作水平.

【关键词】开发利用服务观念社会服务、利用

作为一个城市建设信息中心的基地,城建档案馆的主要职能是将接收入馆的各种城建档案资料进行分类、整理、分析加工成各种重要的城建信息以提供给各级决策者及工程技术人员使用.因此,收集资料只是城建档案工作的起点,城建档案工作的最终目的在于城建档案的开发利用.

对城建档案所载的信息进行开发利用,是城建档案工作的重心和动力的源泉,又是城建档案工作的目标.城建档案不仅仅是城建资料的收集,更是一种重要的科技信息资源,它的充分开发和利用,必将对城市的发展与开发起到积极的作用.城建档案馆建馆以来为各市城市建设、案件纠纷、项目评奖等活动提供了大量的城建档案利用服务工作,切实发挥城建档案的可持续发展价值,为城市规划、建设管理和基础设施建设等活动提供坚实的保障.换句话说,城建档案本身具有极大的社会效益和经济效益,但锁在库房里其价值发挥不出来,必须通过利用工作使城建档案转化为生产力,为社会创造财富.但如何更好的加强管理提升城建档案利用水平,仍是摆在我们面前的头等大事.

一、当前城建档案利用工作存在的突出问题

一是封闭式管理.长期以来城建工程档案管理形式死板,处于自我保护状态,缺乏活力,信息流通不畅,利用率低下,许多城建档案处于闲置半闲置、封闭半封闭状态.在以往的利用工作中主要是等人上门查阅,在家等用户上门的方式,有用户提出要求则提供服务,无用户来则没有服务. 不找上门来,一般不提供服务.没有主动上门的意识.这种被动的服务状态制约了城建档案工作的深入发展.

全系统办公室主任会议暨城建档案工作会议召开 视频时长:01:49 全系统办公室主任会议暨城建档案工作会议召开 播放:15579次 评论:6936人

二是服务形式落后.当今社会已经进人信息化时代,但由于城建档案工作起步晚,又具有专业性强、种类繁多、数量大的特点,目前的管理方式基本上还是传统的手工检索、调卷、查阅等.浩如烟海的图纸文件对档案整编、保管、检索、利用等工作形成了巨大冲击,大大降低了城建档案服务水平.

城建档案不仅是原始建筑资料的保管部门,也是城建档案的整理协调部门.对档案进行二次整理二次开发其实尤为重要.现在很多开发公司和设计部门的原始资料自从交给城建档案馆后,自己就没有保留.如果不是需要,就根本不会有人来找.其中的很多数据比如建筑物的使用年限,材料的使用寿命等等.这些问题都需要城建档案馆的工作人员对档案进行二次开发和利用.例如发生在2013年11月的中石化黄岛爆炸事故,中石化的输油管线建设和城市建设已经过了二十多年,在建设初期各建设部门都注意到了管线和楼房的建筑标准,严格按标准来执行.但是随着黄岛整个城市化进程的加快,在这个过程中,楼房和管线的建设早已不能符合国家标准的要求,中石化部分输油管线所处地区已变为繁华地带,有的楼房甚至离管线的距离不足5米.黄岛地下输油管道、排水管道等各种线路比较拥挤,部分管线有交叉.政府规划、修建市政管线,档案馆当然无权过问,如果城建档案部门能够及时的对所收集的城建档案进行整理、分析,并把各时期内的城建档案材料进行分析、汇总,就能发现其中的问题,如果城建档案部门能积极主动的将结果及其中的隐患向主管部门汇报,而不是坐等有关部门上门来查档案,或许能够避免事故的发生.

随着时间的推移,有一些老旧建筑已至其使用寿命,而这些建筑大多还在使用中,其中的危险性不言而喻.城建档案馆如果能在对档案的整理中把档案的安全性、使用年限做为编目的内容,及时主动的对建筑物的使用者发出提醒,使其采取必要的措施,而不是在家里等使用者上门来查询档案,这样,档案信息价值和资源功能才会越来越重要,带来的社会效益和经济效益也越来越显著,必定会对档案的利用上升到一个新的档次.

二、改变城建档案利用服务现状,需对城建档案的服务、利用系统进行彻底的完善

一是要做到走出去,为建筑物的使用者提供主动上门式的服务,首先要从改进我们现在的工作态度入手.档案服务是档案工作的中心,通过服务才能发挥其应有的作用,才能使档案事业与社会经济协调发展,使其充满生机与活力,走上可持续发展的道路.随着高新技术的广泛应用档案服务形式较过去有了极大的改善.在工作中,加强和提高档案服务的快捷性、主动性、针对性.在利用服务工作中应充分发挥主观能动性,打好服务牌,以服务促发展.要以服务最广大人民群众的根本利益为宗旨,不断开拓为群众服务的新思路、多方面、多形式、多途径地开发民生档案信息资源,扩大档案的接收和开发范围,最大限度地满足群众利用档案的需求.彻底避免那种单纯被动服务形式.在利用服务工作中,要尽量简化服务程序,提高服务效率,在保密、保护知识产权的前提下,以利用最大化为工作目标,充分发挥出档案利用服务工作的整体效应.开展档案利用效果实例收集,改善服务态度,确保档案利用工作有序开展.

二是要提高档案管理人员的业务水平,加强操作人员培训指导,使之能适应新时代的要求.城建档案主要是为城市建设服务的.其内容的多样性要求城建档案工作者必须具有多方面的知识,要跟上社会的发展,解决档案事业发展中的问题,要高度重视档案部门人才的选拔和培养,保持队伍的稳定性,加强这支队伍的学习,保证专业知识的培训,不断提高档案人员的整体素质和工作水平.重视整个档案工作者队伍素质的提高,要不断调整更新档案人员专业结构和知识结构,不断加强人员培训与人才培养,要务必注重培养一专多能的复合型人才.

三是要建立档案计算机检索系统,不断提高城建档案的数字化.完成库藏档案目录数据库建设,实现库藏档案检索计数机化,提高查阅利用的效率效益.强化网络系统应用.形成远程查档和远程输出良好局面.确定专人开展网络查档接待,实施网络查档审核,确保数据安全利用,实现数据信息输入与档案入库同步进行.最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享.发挥档案信息的增值作用,提升档案工作在信息社会中的地位.

四是要做好城建档案信息编研工作,主动为社会服务.城建档案信息资料是国家的宝贵财富,要善于围绕城建建设的重点、热点问题,对档案信息进行深入研究、开发,综合加工,主动为各方面提供经过提炼、深层次、高质量的档案信息成品.而编研工作的服务具有主动性、针对性、超前性、知识性、成果性,更有利于提高档案的利用率.要真正把“死档案”变成“活档案”,方便民众利用档案.通过编研工作可以不断创新档案工作的服务机制,完善和优化服务民生,适应民生需求的档案利用体系,更能发挥档案的社会效益和经济效益,提高档案工作的社会地位,提升档案工作的服务层次.

城建档案馆:走访城建档案馆——见证外白渡桥风雨百年

五是要主动参与到数字城市的建设中,我们把建设数字城建档案馆作为手段,建立自己的数字地图,把城市管网建设纳入其中,使之作为数字城市的一个子系统.

总之,随着城市建设的发展和城市规模的不断扩大,城市的高速发展为城建档案工作带来了发展的机遇也带来了挑战,城建档案工作者应该紧抓住这个最佳发展契机,转变观念,拓展思维,充分利用好这个机会.积极走出去,变被动为主动,实现城建档案工作的全面发展.

作者单位:辽宁省锦州市城市建设档案馆

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