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会计档案!电算化会计档案管理

导读:这是一篇与会计档案论文范文相关的免费优秀学术论文范文资料。

蔡建莹 2013《会计基础》 第九章 会计档案 视频 : 会计档案保管期限 1、★做好会计档案促进企业经济2、★信息化环境下的高校会计档案管理3、★企业会计档案保管期限延长之我见4、★会计档案管理的重要性

董卫军

(辽宁地质工程职业学院,辽宁丹东118008)

【摘 要】

会计档案管理,是财务管理工作的一项重要内容.与传统会计档案管理相比,电算化会计档案出现了新特点.实际工作中必须抓住电算化会计档案特点,有针对性做好电算化会计档案管理工作.

【关键词】

会计电算化;档案;管理

【中圈分类号】C271

【文献标识码】A 【文章编号】1008-4053( 2011) 02-0170-02

随着我国会计电算化的发展,我们越来越认识到电算化会计档案管理的意义及重要性.我们必须从电算化会计档案的新特点出发,切实有效地做好电算化会计档案工作.

一、会计电算化档案的内窖

根据财政部、国家档案局财会字( 1998) 32号文件,1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定,采用电子计算机进行会计核算的单位,不仅要保存电子会计数据,而且应当保存打印出的纸质会计档案,这在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体,即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘、光盘以及其他磁性介质内的会计数据等形式的电子会计档案.这说明,电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵,具体内容如下:

会计基础 第九章 会计档案 视频时长:20:08 会计基础 第九章 会计档案 播放:9933次 评论:10938人

l.机制会计档案

包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案,也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案.

2.机读会计档案

包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据,包括会计凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式与计算公式)等数据和会计数据库.

3.计算机系统档案

包括下列内容:(l)计算机硬件型号、存贮空间大小、外部设备类型;(2)计算机操作系统(或网络操作系统)型号;(3)会计软件系统的编程语言、数据库系统类型;(4)软件系统名称、版本号;(5)与软件系统相配套的各说明书与使用手册.

二、会计电算化档案的特点

1.电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵.它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料.

2.会计电算化档案的技术和知识含量高

与传统会计档案相比,电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才能运行,而且电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关,会计电子档案必须在相应的软件环境支持下使用,现代科学技术日新月异,计算机不断推陈出新,电脑操作系统不断更新换代,财务管理和会计电算化应用软件也不断升级,这说明会计档案也在不断技术化、知识化和信息化.

3.真实性和安全性要求更高

准确、真实和安全是会计档案的生命所在,是对会计工作提出的最基本的要求.在会计电算化条件下,由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,若被修改,就很难辨别出经济业务的“原貌”,会计信息的真实性就难以保证;再者,电算化条件下,会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上,未经授权的人员出于私利和不可告人的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁一些重要的会计数据,会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战.由于这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改复制、伪造、销毁等违法行为具有很强的隐蔽性和社会危害性,相对手工会计系统而言,发现利用计算机舞弊和违法的难度更大,但所造成的危害和损失更大.加之,电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响.因此,对档案的安全性要求也就更高,在保密性和安全性等方面都比传统的会计档案要求要高.可见,由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等,因此,防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容.这就为会计档案的管理提出了新的课题.

三、会计电算化档案管理的措施与办法

为了更有效地做好电算化会计档案工作,我们必须了解电算化会计档案的新特点,分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作.?

1.电算化会计档案的收集.

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案.财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内,在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统.

除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计软件系统相配套的各种说明书及使用手册.

2.电算化会计档案的管理与保存

首先,应设置专职的会计电算化档案管理人员,且不能由出纳人员兼管.其岗位职责有:(1)按规定期限,向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料,并填写存档清单;(2)负责保管存档的机制会计档案、机读会计档案和计算机系统档案;(3)负责会计档案的安全保密,不能擅自借出.经系统主管和企业负责人批准允许借阅、复制的会计档案应 登记手续,并注意避免调用者越权使用或改动数据;存储于磁介质的会计档案调用后归还时,应进行检查、杀毒工作.

其次,必须做好备份工作.目前,会计软件一般都支持硬盘的实时备份至固定目录和手动备份至指定目录功能,除此之外,还应采用“AB”备份法每天用移动存储工具(移动硬盘或闪存盘)进行双备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性,有条件的企业则有必要利用现代信息技术,建立基于网络的数据备份与传输系统,实现异地实时备份,以确保会计数据不会丢失.在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等,并定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失.另外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性.因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误.因此,笔者建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的.

会计数据备份有一个致命的缺陷:按规定,会计资料经有关人员签章后才可存档,但在备份软盘或光盘标签上手工签章根本不能保证会计电子数据不被人为删改,也就不能保证会计档案的真实、完善以及使用该备份进行数据恢复后会计信息的正确性.因此,采取加 的“数字签名”才是有效的解决方法.

在选用保存会计档案的存贮介质时,应注意选用质量较好的介质,存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用,而纸张的质量只会影响到使用效果.

第三,从电算化会计档案的库房管理来看,一般情况,接收入库的磁性介质电算化会计档案要装入特制的软件盒内,且要做好防磁、防火、防潮和防尘的工作.电算化会计档案的库房一定要避开磁场,如远离大功率的发电机等,软盘要接触永久磁铁;电算化会计档案的库房必须防火,禁止任 何火源进人库房,还要配备有灭火设备;库内温度要保持在15qC -25aC,相对湿度保持在45% - 60%为宜,库房应配有温、湿度测量仪器和空调器,严格监测,及时调整;电算化会计档案的库房必须保证卫生清洁,为此要配备吸尘设备,严防灰尘对磁性介质的污染破坏.

最后,当因工作岗位调整而更换会计电算化档案管理员时,要 移交手续.编制会计电算化档案移交清册,列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容.移交会计电算化档案要由单位财务负责人监交,交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字.从电算化会计档案的销毁来看,保管期满的会计电算化档案,由档案保管人员向单位负责人提出销毁意见,编制会计电算化档案销毁清册,列明应当销毁的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容.单位负责人在会计电算化档案销毁清册上签署意见.实施销毁时,应当由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销,并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对.销毁后,监销人员要在销毁清册上签字,并将监销情况报告单位负责人.

会计档案管理办法:24、第九章 会计档案 标清

3.电算化会计档案的利用

即电算化会计档案的调阅,在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅.

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