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档案企业!企业档案管理的方法作用

导读:本论文可用于档案企业论文范文写作参考研究。

档案 档案解密 档案解密北京电视台 美国航母“企业号”的九死一生 档案 120717 视频 : 企业档案管理 1、★信息化时代企业档案的电子化2、★企业档案管理工作思路3、★高速公路建设企业的档案管理转型4、★企业档案对企业文化建设的作用

宋燕

(陕西集华柴家沟矿业有限公司 727200)

【摘 要】档案管理工作为企业管理工作其中之一,是企业提升工作质量和提高工作效率的一个必要条件之一,是还原历史真貌的一项重要举措.从我国企业发展的进程而言,档案管理工作的有序发展,需明确企业档案管理现状,转换档案管理的工作理念,探索和尝试档案管理的新手段,从而整体、客观地反映企业整体经营状况和发展成果.因此,档案管理工作的不断完善对企业综合竞争力的提升具有重要作用.本文将从档案管理的方法、档案管理对企业发展的作用这几个方面来展开论述,以供企业管理者进行参考.

【关键词】企业;档案管理;方法;作用

企业档案,是指自企业成立之初在各项活动中所形成的全部档案和信息资料的总和.一个企业从创立到不断的发展壮大,在业务活动过程中所形成包括文书材料、图像设计、财务帐薄,信用凭证、人事劳资、技术研发、设备仪器及企业相关活动的图片、录音、录像、实物等资料.这些资料不仅是企业发展历程的历史见证,更是企业发展的一笔经验财富.科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度.

一、当前我国企业档案管理的问题

(一)企业欠缺对档案管理的重视.现在多数企业处在市场经济大体制中,在激烈的市场竞争当中的企业,为增加自己的竞争势力,在企业的生产经营方面投入了大量精力和时间.管理人员在思想上出现认识错误是档案管理工作被轻视原因之一,在对档案工作的管理投入有着严重的不足,对其资金的投放更是匮乏的形式下,企业档案部门对档案管理工作的认识不深刻、不全面,以放之任之的方式态度对待企业档案管理工作.从而在一定程度上致使档案管理的手段相当滞后,且管理企业档案的设备措施也不健全,企业档案的存放形式也相对简陋,造成档案管理、档案遗失、信息泄露等情况时常存在.

(二)缺乏专业专门的保管档案人才.企业的档案管理工作具有专业的技术性且对政策性、规范性要求极高,并要求档案管理工作人员具备一定的政治素质和较高的技术业务能力.目前,不同于领域的档案馆、档案局的人员及企业档案中的人员,常常是兼多职于一身并待遇很低,且专业出身也多为非档案方向,对档案的重要性缺乏知识,对工作欠缺充分责任心,企业档案工作被认为可有可无,缺失谨严工作态度,加之,大多企业领导认为配备档案管理专员既徒增企业开支,又浪费企业人力资源,完全无此必要.所以负责企业档案管理人员多为兼职,档案管理专业人才较少.?

(三)陈旧、落伍的档案整理方式.科学技术快速发展同时档案技术的陈旧落后也日益凸显,国内很多企业的档案管理仍以手工作业方式为主.在档案信息化建设领域,档案信息化建设没有纳入企业信息化整体规划范畴,因为企业领导认识的缺失,造成档案信息化建设资金注入断裂.因此,传统管理体制被沿用至今,目前中国采用信息技术和记录管理文件相分离建造的档案信息,导致档案管理缺乏信息化管理带来的高效性与科学性,仍在使用中的落后人工管档法,致使人力与物力的严重浪费.

二、档案在我国企业经营管理过程中的作用是至关重要的

企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作,是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分.搞好档案管理工作对企业的发展有很重要的作用,主要体现在以下五方面:

第一,行政管理方面的重要性.我国企业管理中行政工作的工具其一即档案,所有规章制度在企业中实施,皆建立于原有管理系统之基础上,档案作用的有效发挥可以提高决策和政策的科学性,有益于工作效率和管理水平提升.第二,项目运营方面的重要性.档案是我国企业项目活动的记录凭证之一,具有依据和参考作用.项目管理的各项程序都形成对应的记录,企业品质化管理,工程工作的达标创优,也是在工程档案整理和基础分析之上形成,档案工作与运营管相互辅佐,公司的管理化水平和盈利规模才可不断提高.第三,企业文化方面的重要性.档案管理与企业文化相辅相成,档案是企业发展历程的真实写照和佐证,也是组成企业文化的其中一项重要内容.在企业的档案中,员工通过目睹企业的发展壮大中的每张照片,每段影像、没份文件、每件实物都会增强他们归属感、凝聚力和向心力,让客户更感性的体验企业的价值核心理念,文化氛围等.第四,法律方面的重要性.档案是当时的当事人在当地的项目活动中形成的原始资料,是可靠的令人信服的真实凭据.可以避免企业、员工、业主权益遭到违法侵害,明确各方责任,降低各种矛盾纠纷.第五,培训方面的重要性,档案是教育方面的一个重要资源,因其真实记录性和原始凭证性,形成其说服力和感染力的不可抗拒性,那些真实的案例可让培训的效率和效果得到提升同时使制度流程得到迅速发展.

三、企业档案管理的方法.

随着社会和经济的发展,我国的档案管理工作面临着激烈的竞争和挑战,我们必须立足于企业管理的现状,从多方面考虑,引进先进的管理技术、加强对人才的培养、重视档案机制的建立,将档案管理经验与优势相结合,吸收和借鉴其他企业在发展的总结出的优秀的档案管理方法,提高档案管理的科学化水平.

(一)推行行政管理向服务引导的企业内部转型.随着企业的发展,企业中客户服务成为企业发展的关键,在服务至上的今天,企业内部中客户服务同样重要,新产品的研发推行对企业档案管理部门提出了新的要求,如注对重新技术、新产品的分门、别类等,在最佳时机下促使新技术、新产品安全、稳妥的上市,发挥其应有的市场价值.

(二)在企业档案管理内部推行层级管理.当今企业中常用管理方式之一即分层、分级管理,可对企业内部实行有效的管理,提高管理效率.如对员工的管理则实行分级管理,对企业的高层、中层、低层建立与之相应的人事档案,这样可更便捷地提取员工的企业中职业晋升,岗位调整等所有资料信息.随着企业人员的部门变动,企业员工档案也会随之做相应变更.企业的分级、分层管理使档案管理朝更加规范、合理方向发展,有利于企业档案综合管理的提升.在此基础上,建立电子档案库,可以让现代信息技术得到的最大优势,使以往问题由复杂变得简单化,提高管理效率.电子档案库的建立,使过去提取档案的复杂性降低,如查询某人信息,输入此人姓名后,便可显示相关个人的信息,同以往人工查找某些的相关资料相比,建立电子档案信息库无疑让管理效率得到了明显提高.

(三)稳定企业人员,提高工作素质能力.对于档案工作特殊性质,企业应选派专人管理档案工作,基于档案管理的企业特点及管理人员素质低的实际情况,企业领导要全力支持派送档案人员去参加专业档案知识的培训,提升档管员业务素质,同时要紧抓档案队伍人员的稳定性,增强企业中档案管理工作.

企业档案机读材料:BTV档案20120717[航母风云录:美国航母“企业号”的九死一生]

(四)要着手实际,做好“主体”档案的管理工作.企业档案的核心为企业“主体”档案,在管理其它档案的同时,重点落实“主体”档案的归档工作,尤其是将技术创新档案、设备器械档案、产品研发档案管理工作抓好,及时做好设备器械档案和产品研发档案的收集、整理和归档工作,确保企业档案的完整完善.

(五)主动开发积极利用,充分服务于企业各工作.充分利用发挥企业档案,最大限度运用企业的档案信息资源,是企业档案管理的目标追求;是横亘在企业档管员面前的一项艰难工作.故此,企业档管人员以企业的发展为核心,从编写检索工具,洞察市场信息,研发新产品、创新新技术等人手,化被动服务为主动服务.

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(六)创建高效有序的网络档案管理系统.时代的发展让网络信息技术与档案管理的结合成为必然,档案信息化战略伴随着数字化、网络化的主旋律,已在世界范围内推展开来;加强企业的信息服务工作亦是构建企业国际化战略的重要部分,在企业发展壮大过程中,围绕企业的档案工作,构建市场信息服务中心,创建档案管理网络系统,在为企业提供咨询服务,同时又为克服企业的盲目管理助力,且为企业的发展起到了不可估量的作用.

综上所述,企业管理机构为了确保档案管理在企业发展中的作用得到最大发挥,就必然要求在传统管理模式上,探索创新管理模式,让企业档案更加信息化,透过网络功能及时、精确地向企业各部门提供全面有效的数字信息化服务,从真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化的获取而服务.

【参考文献】

[1]韩宝安.浅谈私营企业档案管理[N].中国档案报,2009

[2]胡振海,田志强.加强档案管理促进企业发展[J].兰台世界,2008( 17)

[3]张荣珠,张继红.谈新形势下现代企业档案工作建设[J].黑龙江史志,2010(13)

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