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行政办公室!如何提升高校办公室行政管理工作水平

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文/重庆医科大学 蒋雅艳

【摘 要】本文从影响高校办公室行政管理工作水平的主要因素出发,以高校设备处行政管理工作为例,对提升高校办公室行政管理水平的主要措施进行了探究,希望为提升高校办公室行政管理工作水平提供积极借鉴和建议.

【关键词】高校;行政管理;办公室管理

作为学校的一个重要职能管理部门,设备处承担着为全校师生提供服务的重要任务.主要负责教学科研仪器设备的购置、管理和维护.设备工作既是管理工作也是服务工作,因此,高校设备处办公室行政工作管理水平的高低对于教学、科研和社会服务等工作的顺利开展和顺利进行具有重要的影响.同时,随着高校办学规模不断扩大以及办学水平的提升,设备处行政管理工作也面临着众多挑战.

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一、高校办公室行政管理工作形势

(一)办公室行政管理人员的素质高低.作为高校设备管理工作的主要责任人员,设备处行政管理人员的素质高低对于高校行政管理工作水平有着直接的影响.设备处行政管理人员工作主要包括全校招标仪器设备和低耗试剂等款项的报销付款、仪器设备购买报告立项登记、发放标书、合同登记、文件资料整理、工作明细电子档的建立、通知内外各种会议的安排、部门二级网站的日常运行维护工作等.无论是哪一项工作,都需要以设备处行政管理人员的素质作为基本的保证.

(二)办公室管理办法的实施效果.高校办公室管理办法作为规范行政管理人员行为以及指导办公室行政管理工作的基本规范,对于高校办公室行政管理工作水平具有重要的影响.招标仪器设备购买款项的财务报销需要相关财务制度的约束和规范,标书的发放以及投标保证金的 也需要相关招标要求的指导,会议通知以及信息传递也需要相关的规范加以指引.无论是哪一项办公室行政管理工作,管理办法的实施都是十分必要的.

二、提升高校办公室行政管理水平的主要措施

(一)提升设备管理水平.设备管理的重点在于建立一体化的设备管理制度和体系,并结合具体的行政工作实践经验采取相应的设备管理方法,主要可以从以下几个方面做起:第一,规范设备采购程序.首先,办公室行政管理人员要拟定详细的设备采购方案,即对设备种类、质量、数量及相关性能要求制定具体的决策目标.在决策完成后,需要深入采购现场进行实地了解和考察,对是否进行设备采购作出有关决策.第二,加强设备管理制度建设.加强设备管理制度建设是办公室设备管理工作的核心,直接关乎设备效益的发挥和办公室设施的完善性建设,按照行政管理工作要求,提供有关办公设备,提高办公设备的使用效益;对设备进行维护和保存,防止设备老化而降低设备内在的经济效益.第三,完善设备维护、报废制度建设.要充分考虑设备的用料特点,选择适宜的保存环境,避免外界环境的影响而使得设备出现故障.设备的成本不仅包括采购成本等显性成本,还包括设备的维护、保存及报废环节所消耗的费用等隐性成本,避免不必要的维修费用和维修资源浪费.

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(二)加强办公室规章制度建设.目前关于高校办公室行政管理的各项规章制度的健全是提升高校办公室行政管理工作的基本举措.办公室行政管理工作的各项规章制度要涵盖办公室行政管理的各个方面,同时要兼顾各方面的利益,强化办公室行政管理工作人员的制度意识、规范意识以及服务意识,落实各个行政管理人员的工作权限以及工作责任,明确划分各个行政管理人员的工作范围,将规章制度的实施和行政管理日常工作的开展相联系.再次,办公室行政管理各项规章制度的建立要将激发行政管理人员的工作热情相联系,例如绩效考核制度、福利制度等都是可以激发行政管理人员工作积极性的,在规章制度的实施过程中,要重点关注管理实施的办法和强度.通过规章制度建设,高校设备处将大大提高管理水平和保障能力.同时要集中精力建设服务型职能部门,不断创新服务理念,改进服务方式,履行服务职能,提高服务质量,为学校建设成为学科优势突出、办学特色鲜明、国际化、开放型的高水平医科大学,提供全面的仪器设备技术支撑平台及队伍保障.

(三)转变管理理念,强化办公室行政管理人员的素养.首先,要建立考核制度,对办公室行政人员的工作进行定期考核和评价.其次,行政管理人员要加强基础设备管理能力的训练和强化.例如,在开展财务报销付款工作时,要注意对各个款项进行分类;在信息报送环节,要注意对信息的时效性以及价值性进行把握.在仪器设备购买过程中,首先要规范采购程序,对采购人员以及采购单位进行审核和考察,对采购过程进行监督和控制,以上这些都是办公室行政管理人员需要在日常工作中进行重点关注的方面.在对重要行政文件进行起草时,要为领导提供决策支持,做好请示、通告、公告等方面的信息传递工作.再次,办公室行政管理人员要秉承积极学习的态度,学习借鉴优秀的行政管理理念和方法,不断更新自身的知识,提升自身的业务水平和行政管理专业素养.

三、结语

综上所述,为了响应高校改革的要求,要从健全高校设备处行政管理各项规章制度、转变管理理念、提升行政管理人员业务素养等方面切实提升高校办公室行政管理工作水平,促进高校的发展.

【参考文献】

[1]于喜海,马博.树立大局意识,增强责任意识,强化服务意识,全面提升高校办公室行政工作水平[J].办公室业务,2016(01):146-148.

[2]倪乐一.提升高校办公室管理工作成效的路径探索[J].产业与科技论坛,2015(07):220-221.

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