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人事档案档案!建立医院电子人事档案的必要性

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文/河北省复员军人医院人事科 石晓东 张婧

【摘 要】随着科技的发展与社会信息化,以计算机和网络技术为主导的电子信息技术在医院人事档案管理中得到了广泛应用,医院人事档案管理也由以前的纸质档案过渡到电子档案,本文论述电子人事档案的优缺点,指出医院建立电子人事档案的必要性并提出合理性对策.

【关键词】医院;人事电子档案;必要性;对策

随着计算机技术的发展与信息化的普及,实现医院人事档案电子化越来越受到档案管理者的关注,其必要性也得到广泛认同.

一、纸质档案的弊端

(一)占用空间大.传统纸质档案存在的最大弊端是占用很大的空间,并且随着时间的延长,档案的数量逐渐增多.医院设立专门的档案室,手工管理、手工分类,耗费大量的人力、物理、财力,容易出现人为原因的差错.考虑到楼层的安全因素,大量沉重的档案柜还要注重位置分布、转移重心,对保管条件提出更多的要求.

(二)安全性差.保管纸质档案,人的因素影响很大,易发生无意的人为损坏,例如人事档案的丢失、损坏、篡改等.存放的物理环境对纸质档案影响很大,比如温度湿度,防潮防蛀,防火防水灾等.

二、电子人事档案的概念及优点

人事电子档案是指随着计算机和网络的高速发展形成、处理人事档案过程中具有保存价值并归档保存的电子文件,其相对于纸质档案具有以下优点:

(一)提高工作效率,解决了人为的损坏因素.电子档案用数字化的形式储存在计算机中,形成档案信息库,利用计算机系统管理,可以随时检索、调阅,降低了档案工作人员的劳动强度,提高了工作效率与质量.

(二)有利于最大限度地保护原件.纸质人事档案随着利用次数的增加,纸张老化、字体氧化,原件易受到破坏和伤害.人事电子档案在复印、打印、查阅过程中,原件不会有损伤,数据可以完好地保存在计算机存储器中.

(三)节能环保.电子人事档案不需要大量的纸张编写、复印,节约纸张,节约办公空间,节约保管费用,创造了无形的价值.

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三、管理医院电子人事档案的对策

(一)加大投入,科学管理.要实现人事档案数字化,医院需要加大对高科技信息化设备的投入力度,购买设计完善的管理软件,打印机、扫描仪、照相机等辅助办公设备,实现电子人事档案的自动化、现代化.

(二)完善制度、规范管理.建立电子人事档案利用制度,规范利用程序.查阅、利用电子人事档案必须获得主管部门同意,使用保管部门相关网络技术授权,进行加密处理,方可查阅.对所使用的密码要及时更改,避免信息泄露带来的损失.规范管理包括登记、归档、整理、移交、接受、保管、迁移、鉴定销毁、查阅借阅、备份恢复等各环节的管理.

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(三)提高电子人事档案管理者的综合素质.电子人事档案管理者需要具备基本的计算机知识,熟练地掌握计算机操作系统及人事档案操作流程,比如人事档案的编写、分类、检索等.要提高人事档案管理者的保密意识,保证人事档案管理过程中的安全性,保证人事电子档案的隐私性,并且做到电子档案的及时更新.电子人事档案管理者必须具有忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度.

实现医院人事档案电子化是发展的必然趋势,不仅有助于提高医院人事档案管理的效率与质量,实现医院人事档案管理的现代化,在一定程度上还能促进医疗水平的发展.

【参考文献】

[1]韩静.浅谈电子档案在日常工作中的重要性[J].医学信息2015,2(28);259

[2]杜嘉欣.浅析医院建立电子档案的重要性[J].2015,15(48);141

[3]吕显斌.浅析计算机技术在医院档案管理中的应用[J].信息保准前研究.2016,7(13)1-2.

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