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办公室业务!在管理提升活动中如何加强和改进办公室业务建设

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摘 要:办公室是企业管理环节中的重要环节,起到承上启下的作用,也是协调企业管理活动的枢纽,因此,企业管理工作开展过程中要从根本上夯实办公室业务管理水平,才能有效提升管理工作的实效性.本文对强化办公室业务建设的重要性进行了简要分析,并集中阐释了管理提升活动中强化办公室业务建设的路径,旨在提供办公室业务建设整体水平.

关键词:企业管理 办公室业务建设 管理路径

中图分类号:F276  文献标识码:A    文章编号:1003-9082(2017)10-0081-01

神华铁路货车运输有限责任公司是中国神华能源股份有限公司全资子公司,承担着神华铁路自备货车的运输组织、定期检修、运用维修以及机车大中修等业务.2013年8月,依据中国神华能源股份公司批复精神,改制为中国神华能源公司全资子公司-神华铁路货车运输有限责任公司.公司总部设在北京市东城区,公司总部结合实际情况设置了办公室、党建工作部、财务部、人力资源部、检修管理部、运输管理部、安全质量部等15个职能部室.

一、强化办公室业务建设的重要性分析

办公室作为神华铁路货车运输有限责任公司下设的主要部门,将“质量效益型”作为管理重点,全局性监督和管控产品质量、服务质量、项目质量、过程控制质量.

1 完善办公室建设目标

在神华铁路货车运输有限责任公司日常工作开展过程中,一直秉持“服务大局,和济共赢”的管理原则和理念,将服务社会以及服务企业发展大局作为管理重点,在通力合作的基础上,实现共同发展和进步,也为和谐化管理工作的发展提供支撑.办公室管理工作与神华内外业务相关单位密切沟通与配合,从而形成多方共赢的合作局面.也就是说,要维护管理效率,就要将部门协调发展作为重点,切实维护职能作用,保证办公室能在日常工作中发挥统一协助的作用和价值,也能在提高各个层面管理力量的同时,调动相关部门的工作积极性,形成领导主张深度贯彻落实,且单位决策管理形成合力的管理结构[3].

在服务管理机制建立的过程中,要将参谋服务项目作为工作中的重点任务,衡量办公室工作水平,确保管理工作和实际控制体系能发挥其实际价值.因此,办公室管理人员要积极落实切实有效的管理机制和控制措施,针对办公环节中的薄弱问题进行全程化管理,控制相关管理尺度的同时,完整地收集相关信息,实现加工处理效果的最优化,也能系统化控制管理效果,实现超前调研目标[1].

2 综合协调办公室职能作用

各个职能部门要积极落实其自身的管理工作,践行系统化的工作模型.结合公司行政管理工作要求以及公司领导指示,维护组织开展行政管理制度的运行效果,能在保证公文运转效率的同时,确保文字材料起草效果和管控措施,会议活动和组织协调性也要符合实际需求.并且,在物业管理工作体系建立后也能实现行政管理工作顺利开展.要树立全局意识,将综合性国际化趋势作为发展目标,实现改革项目的系统化创新和发展,并且在完善自身实际情况的基础上,借鉴国内外先进经验.企业要树立阶段性意识,确保现代技术在开拓和阶段性经营的基础上实现业务和服务手段的全面优化,因此,要在创新管理要求的基础上,保证企业能拥有发展动力和产业优势[2].另外,企业要结合市场运行策略和管理控制水平,提高办公室常规化工作的完整程度,建立高标准和高水平管理机制,符合材料要求的基础上,完善其管理结构.

第一,要践行组织制定的相关原则,完善公司行政管理规章制度,集中制定部门工作计划,监督执行实际效果和水平.在工作任务落实过程中,也要保证具体工作行为发挥实际水平和价值.首先,组织制定公司各项行政管理制度,其中主要是会议制度和发文制度,并且要积极修订公司各个部门常规化行政控制行为.其次,要监督并检查行政管理制度的执行情况,维护实际效果.最后,要制定本部门年度工作计划,确保监督执行效果符合标准.

第二,对于工作职责是组织公文运转工作的情况,要保证工作任务能围绕具体要求展开,对来文进行签收和登记,并且保证传批、传阅以及承办工作的完整性,发文拟题以及会签工作等也是基本工作任务.

第三,对组织公司总经理常务办公会议以及月度例会项目等,也要维护基本工作任务的完整性,向不同部门收集相关材料,应用总经理常务办公室会议研究,提高议题管理决策效果,也要调整事宜和研究水平[3].在实际管理体系建立后,也要负责半年和年度工作会议材料准备,集中从事会务组织工作,对会议催办和督办事宜进行监督管理.

第四,组织起草公司半年或者是年度工作总结项目,要在汇总半年和年度工作情况的基础上,落实工作总结制度.不仅要组织起草公司半年、季度和年度工作报告,也要重视组织起草集团公司上报相关请示机制.要按照标准化制度开展相关工作,能在满足领导工作要求的基础上,完善本职工作,及时管理和疏通工作,确保协调和补助效果的完善程度,积极补充的同时实现部门配合.要在职能工作开展过程中,对沟通效果进行全面管理,及时解决部门之间矛盾的同时,完善管理水平,实现全面性优化[4].

第五,着重关注办公室内部管理工作,在领导的指导下制定工作计划,并且建立健全完整的督办机制和执行措施,组织制定部门经费管理预算体系,维护审批部门经费使用效果和实际应用水平,切实维护办公室部门的安全管理工作水平以及党组织建设、廉政建设工作的实际价值.

此外,办公室职责还包含完善公司行政管理方面的各项规章制度、部门工作计划以及监督工作计划的执行;公司印章管理和综合档案、年鉴管理等工作;公司公务用车的管理和安排、办公室物品的购置、物业管理和外宾来访管理;办公室内部管理以及完成上级部门所安排的各项工作等,只有切实保证各项职责的履行和业务完成情况,办公室作用才能够得到全面发挥.

二、管理提升活动中强化办公室业务建设的路径

2017年以来,办公室宣传带头下,整个神华铁路货车运输有限责任公司开展了大规模安全管理工作,铁路货车公司榆林分公司通过开展全员危险源辨识、全员岗位技能培训、全员危险源点检等手段,切实形成“人人参与安全管理,人人都 是风险管理者”的安全管理氛围,也正是基于此,在完善整个管理结构和管理水平的基础上,保证了神华铁路货车运输有限责任公司常规化工作的全面开展,使“我安全、我幸福”的安全理念逐步深入人心.在具体开展管理提升活动,全面强化办公室业务建设的过程中,可以从办公室职责入手对业务建设路径进行系统分析,希望能够为办公室工作的开展和职责的履行提供相应的支持.

1 全面组织开展行政管理制度体系建设

基于办公室领导人员的正确指示,在管理提升活动中,要想进一步强化办公室业务建设工作,就应该认识到行政管理制度体系建设的重要性,为办公室业务建设工作的优化开展提供有效的支撑.在全面组织开展行政管理制度体系的建设工作中,应该对办公室工作业务进行全面综合,保证借助行政管理体系的构建,规范业务工作,切实提高办公室业务水平,促进办公室工作得到公司的广泛认同.在构建行政管理制度体系的过程中,应该注意对办公室工作权力进行明确,如对公司行政管理规章制度的起草权和制度执行监督监察权、公司相关事宜的度版权、公司会议决定事项的检查、督办和管理权、对各部门会议费用使用情况的审核权等等,保证办公室工作人员在开展业务工作的过程中能够真正做到履行个人职责,规避业务风险,维护办公室业务工作的稳定发展.

2 明确办公室具体工作职责和业务要求

在全面加强办公室业务建设的过程中,应该正确认识业务建设和职责的关系,进而从职责角度探索强化业务建设的措施,并明确各项工作的业务要求,了解业务建设的具体工作方向,促进业务建设工作的优化开展.如针对“组织制定、完善公司行政管理规章制度、部分规划等,并监督执行”方面的具体工作职责,办公室业务人员在加强业务建设的过程中就应该注意从工作任务入手,即在业务建设过程中注意组织制定公司各项行政制度、监督行政制度的执行情况、结合办公室工作基本情况修订整体管理制度,同时对本年度工作计划进行规划并监督执行等等.这样结合工作职责,就能够明确办公室工作业务的主要建设方向,提高建设效果.

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3 有效协调内外部工作关系

在办公室开展业务建设工作的过程中,还应该注意对自身在公司中的位置进行正确的定位,在强化内部管理工作的同时,对上级布置的工作任务和业务工作等加以完成,并合理安排下级政务主管、行政主管、事务主管以及档案主管人员对各项任务工作加以执行,希望能够通过内外部协调进一步增强办公室业务工作的完成效率和效果,促使办公室工作形成有机的体系,为公司整体运行提供相应的保障.这样办公室内部积极加强业务建设,外部上级领导部门和下级执行部门大力支持业务建设工作的开展,办公室业务建设必然会取得新的发展成效,全面促进公司整体工作水平的不断提高.

结束语

总而言之,在企业管理工作开展的过程中,要结合办公室的实际发展要求,提高管理水平和管控效率,积极践行系统化的控制措施,确保管理体系和对策分析机制的完整性.管理提升活动的开展,能对办公室业务建设水平的全面提高和创新化管理提供保障,使得部门管理以及服务水平的综合性提高,为企业实现可持续发展目标奠定坚实基础.

参考文献

[1]张丽华.基于逻辑性思维角度探讨人事管理活动[J].办公室业务,2013,15(23):12-14.

[2]胡静.浅议如何充分发挥综合档案室在医院管理中的作用[J].办公室业务,2015,22(15):4-5.

[3]童旭霞.浅谈医院专业技术人员业务档案管理及其信息化建设[J].办公室业务,2013,28(01):58-59.

[4]李晓琴.公路工程照片档案管理工作中存在的薄弱环节及其对策[J].办公室业务,2014,11(23):110-111.

[5]于锡德.国际商会的实体化动作与贸促会系统的发展探析——国际商会实体化运作的可行性研究[D].东南大学,2015.

[6]李玉兰.浅谈在管理提升活动中如何加强和改进办公室业务建设[J].办公室业务,2013,11(01):14,18.

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