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会计档案!高等职业院校会计档案管理

导读:主要论述了会计档案论文范文相关参考文献文献

蔡建莹 2013《会计基础》 第九章 会计档案 视频 : 会计档案保管期限 1、★做好会计档案促进企业经济2、★信息化环境下的高校会计档案管理3、★企业会计档案保管期限延长之我见4、★会计档案管理的重要性

摘 要:高等职业院校会计档案是学校在教学管理、科技研究、行政管理等一系列经济活动过程中所产生的历史记录,也是高等职业院校经济活动的物质载体.就当前高等职业院校会计档案管理中存在的一些问题,详细分析问题产生的原因,并提出了如何完善高等职业院校会计档案管理,提升会计档案管理水平.

关键词:高等职业院校会计档案;管理制度;问题

高等职业院校会计档案是高等职业院校在财务管理和会计核算活动中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿、财务报告以及相关电子信息等专业资料,是记录和反映高等职业院校经济业务的载体.会计档案作为高等职业院校档案的重要组成部分,是高等职业院校在教学、科研、行政管理中经济活动的历史记录,是重要的经济信息资源,也是学院领导决策、掌握学校经济动态的资料,更是财务管理过程中最具有说服力的凭证.因此,妥善做好高等职业院校会计档案管理工作对高等职业院校教育改革和发展具有重要意义.

会计档案管理办法:24、第九章 会计档案 标清

一、当前高等职业院校会计档案管理过程中存在的问题

1.职业学院内部的会计档案管理制度不健全

会计档案管理缺乏相应的管理制度是不少高等职业院校存在的问题,高等职业院校实施的会计档案管理制度也仅仅是《会计档案管理办法》.所谓会计档案也只是对会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料的整理收集.目前我国的高等职业院校都已全部实现了会计电算化,可现有的制度缺乏对会计电算化所产生的程序文件、数据库等电子会计信息的档案管理.这些电算化资料是会计档案的重要组成部分,若无法实施有效管理,将会造成电子会计档案的缺失,导致会计档案归档不完整.

2.档案管理人员配备及设施投入不够

(1)会计人员兼任会计档案管理人员,档案管理质量不高.多数高等职业院校会计档案的保管人员由本单位会计人员兼任,而会计人员往往没有经过档案管理专业知识的培训,从而导致对会计档案的归档范围、管理标准不清楚,使得会计档案案卷整理质量不高,装订不规范,达不到档案管理的要求.(2)非专业档案管理人员容易造成会计档案的缺失.没有经过专业培训的档案管理人员对会计档案管理的要求不够明确具体,容易造成会计档案资料收集不齐全.(3)综合档案室的投入不够.缺少必要的档案存放基础设施,防水、防火、防虫等防护措施不到位等.档案随意堆放,没有按照档案的管理要求进行归档保存.(4)会计档案移交的不及时.《会计档案管理办法》规定,当年度形成的会计资料,在年度终了后,可暂由单位的财务部门保管一年,期满之后,原则上应由财务部门编造清册移交本单位的档案部门保管.实际工作中,财务部门由于整理装订不及时和方便查阅等原因,将会计档案长期存放在本部门,不按期移交,或根本不移交.

3.会计档案的鉴定销毁工作难以正常开展

当前,各高等职业院校的会计档案多数都已超过法律规定的保管期限,按规定应该予以销毁.由于销毁工作不及时,占用了有限的保管空间,也不利于档案保管和查阅.该现状的形成主要有以下三个原因:(1)上级主管部门和财政部门缺乏相应的监督.上级主管部门和财政部门未能较好地履行指导、监督职责,使档案销毁工作未能如期进行.(2)高等职业院校领导和财务人员对财务档案销毁工作不够重视.有些领导认为不能销毁他人任期内的会计档案,也就是所谓的“新官不理旧账”,因责任问题慎之又慎.加上销毁会计档案前要对往来账项予以清理,需要花费大量的人力、物力,导致很多单位久拖不办.(3)待销毁会计档案中有未清收的往来款项等.超过保管期限的会计档案中往来账项虽然超过了法律时效,但是有些单位仍保留追偿权.部分呆坏账的业务经办人、审批人因退休、调动等原因已不在原单位,其他人员不熟悉情况,不敢轻易清理.若作为呆坏账进行清理,势必影响现任领导的工作业绩.

会计基础 第九章 会计档案 视频时长:20:08 会计基础 第九章 会计档案 播放:24846次 评论:9992人

二、如何解决高等职业院校会计档案管理的问题

1.建立健全会计档案管理制度,实施有效的管理

根据《会计档案管理办法》第四条规定:“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅、借阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密.因此,高等职业院校应当依据相关会计法规的要求,结合本校自身实际,建立和健全一整套相关会计规章制度,确保会计档案工作的科学性、规范性和可循性.

2.加强会计基础工作,提升会计档案管理水平

财务部门应做好会计档案的整理立卷、归档和交接工作.根据《会计档案管理办法》的规定,各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册.财务部门应加强对会计凭证、账簿、报表等纸质档案的装订、整理工作,从源头抓起,为会计档案管理工作夯实基础.学校应建立、健全内部控制制度,全面清理债权债务,扫清档案超期无法处理的障碍.财务部门由专人负责往来账项的管理,针对呆坏账提出处理建议,定期向学校领导反映债权债务清理情况,对于失去法律时效的债权债务按规定程序处理.

3.加大档案管理投入,提升会计档案管理信息化水平

应成立独立的高等职业院校档案管理部门,避免内部职能部门兼管档案管理工作.加大档案管理设施投入,购置相应的档案橱柜和必需品.制订相关的安全、保密措施.建立高等职业院校档案管理网络系统,将会计档案纳入计算机管理.使用网络系统进行会计档案管理,能够方便、快捷地查阅会计资料,有效地保护会计资料的完整.

4.提高档案管理人员的业务素质

高等职业院校管理会计档案人员绝大多数都是会计专业出身,对全面综合的档案管理知识缺乏.因此,各高等职业院校应对本校的会计档案管理人员的培训工作高度重视,通过系统培训或进修学习,来提高他们的业务水平和政治素质,使他们能够熟练掌握会计档案的管理方法和技术,进而提高本单位的会计档案管理水平.另外,对他们的培训不能仅仅局限于会计档案管理方面的知识,更要注重增强全面综合的档案管理知识.

5.切实发挥财政、档案部门的监督作用

财政机关和各级档案业务管理机关共同负责进行业务指导、监督与检查,使高等职业院校领导和财会人员都能够认识到自身存在的问题,加快对往来款项的清理,从而督促他们积极地进行自查,找出自身问题,做好自身整改工作,从而达到全面提高会计信息质量的目的.

会计档案是单位过去经济活动的产物,它能为使用者提供准确性、指导性的服务,高等职业院校应重视会计档案资源.加强会计档案的管理,使会计档案为高等职业院校的发展建设服务.

参考文献:

[1]王丽.如何加强会计档案的管理和利用[J].财经界:下半月,2006(04):141-142.

[2]由琳琳.新形势下加强会计档案管理的几点思考[J].山东档案,2007(02):28.

(作者单位 山东省枣庄市职业学院)

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